前言
前幾週和家人在公園遛小孩,那是位於萬華區的青年公園。
有許多我沒有想像到會出現在公園的遊樂設施,像是跳跳床、或是攀爬的溜滑梯、小朋友的攀岩牆,那天的天氣很好,冬天的微低溫配上暖暖的陽光灑在身上,再加上小朋友玩成瘋魔般的笑聲,建構出美好的畫面印在腦中的底片。
除了看著小孩我們也彼此聊天,聊聊最近做了什麼事情。
其中有一個長輩突然感嘆:
「你怎麼做那麼多事情啊!真的很會利用時間!」
我被問得突然一愣,我有很會利用時間嗎?
我好像真的做了不少事情,不論是工作、家庭或是我自己的娛樂,
但這些真的是因為我「很會利用時間嗎?」
我認為一般人對於『時間管理』有思考上的誤區,
剛好藉著這個機會我重新系統性的思考,我對於時間管理的概念。
重點摘要
- 時間管理的本質是專注力分配傳統時間管理把行程塞滿只會讓你疲於奔命,真正的關鍵在於將每天僅有的2~4小時高專注力時段,優先分配給最重要的事情。
- 浪費時間的定義需要重新思考看劇、聊天、打掃甚至睡覺,都不一定是浪費時間。判斷標準是當下的專注力狀態——在低專注時段做休閒放鬆是必要的「保養」,但在高專注時段逃避重要任務才是真正的浪費。
- 進入心流創造時間槓桿找出你的黃金時段、排除干擾、設定難度適中的重要任務,讓自己進入心流狀態,同樣五分鐘能產出數倍的成果,這才是真正的高效率。
時間管理的騙局讓你越做越累
你是不是有過這樣的經驗:
一早上班打開行事曆,把所有的事情密密麻麻的寫在行事曆上。
這時的你充滿動力,信心滿滿地要將行事曆上所有的待辦事項全部做完,
看到那一個一個待辦事項被打勾完成,是你一整天上班的成就感!
第一個待辦事項完成打勾後,開始準備要往第二個項目前進。
然後你上司叫你進辦公室一下,突然有個臨時的會議要召開,
你發現進度delay了!有點緊張,但沒關係加緊腳步還是可以完成。
隔壁的同事又突然過來找你聊起了八卦,
你不好意思拒絕同事,事實上你還滿有興趣知道的!
最後看回你的待辦事項清單,
時鐘已經到中午要用餐的時間了,好吧!吃飽飯再繼續吧!
等午休結束後還是有紛紛擾擾的事情來打擾你,
你越發開始覺得不對勁,是不是老天爺要跟你作對!
故意不讓你完成!
你的待辦清單開始讓你有壓力,
你發現最重要的事情還沒做!
情況越來越不對勁,
你開始思考明天要怎麼更努力的做待辦清單事項,
彌補今天的損失…….
傳統上我們認知的時間管理與生產力精進,
是盡量把自己的行事曆塞得越滿越好,
想方設法的在例行性的工作中壓榨出時間,
在這縫隙中往裡面再塞進一些小事情。
烏鴉喝水的寓言故事往往成為了你生活的座右銘;
時間就像乳溝擠一擠就有是你與朋友開玩笑的笑話之一。
按照這樣的計劃你的生活會豐滿,
你每天都會過得非常忙碌,
但計劃趕不上變化,
漸漸地你的「規劃表」變成你的壓力,
執行力比不上計劃能力。
你會開始思考是不是自己不夠自律,
過得太安逸了!
還是其實可以再從生活中壓出一些時間來?
傳統的時間管理之所以失敗,是因為他把人當機器。
人不像機器一樣,在能量耗盡以前可以一絲不苟的執行任務;
人與人之間有關係的往來,你不太可能毫不在意任何的交際持續執行計劃;
人和機器這麼的不同,
所以我們又怎麼能要求自己像機器一樣執行時間管理呢?
時間管理是假議題,其實你缺的是專注力分配
因為人不是機器、不像汽車,不論油箱剩下的油是50%還是10%,
只要還有油箱不是空的,那油門踩下去,
儀表板要跑到時速80或100都由你決定。
人類做事情的成效是由專注力決定的,
另一種說法是精力或是體力。
我們不可能在很疲倦的時候做出高品質的工作或是決策,
縱使在做這個工作時你眼睛是張開的、腦袋是有在運轉的、
手腳是有在行動的。
做出來的成果就是與你精神飽滿、全神貫注時不一樣!
依照我自己的經驗,以及許多書籍的研究,
如:書籍《深度工作力》、《每天最重要的2小時》、《刻意練習》等,
皆指出每個人在狀態好的時候,
大概每天可以專注工作的時間約僅有2~4小時。
當專注工作超過這個時間,
我們就會開始注意力下降,
進而導致效率降低,
甚至產生無效做工:
你好像很忙,但忙得都是沒有生產價值的事情。
延伸閱讀：【刻意練習】讀書心得：天賦與努力的真相,以及如何用刻意練習突破瓶頸
在我們瞭解到專注力時間是多麼可貴後,
就可以知道時間管理最重要的是如何有效分配你的專注力。
專注力最強勁的時段,
應當用來完成最重要的工作。
如果你是個業務,
那高專注時段就該去拜訪客人,
而不是處理報表雜物;
如果你是個程式設計師,
那這個時間就要用來coding,
而非開例行性會議。
這個思維與傳統的時間管理概念不同,
我們不會遇到把待辦事項的工作完成一大堆,
但最重要的事情卻沒做到的窘境。
人的大腦有慣性逃避痛苦的事情,
但往往最重要的事情就是最痛苦的!
不知道你們有沒有過這樣的經驗:
學生時代,房間最乾淨的時候就是段考之前。
當下讀書是最重要但也是最痛苦的事情,
所以我們會選擇「打掃房間」這種,
看起來是在做正經的事情,
實際上只是消除沒有做最重要事情的罪惡感。
在時間管理的安排上,
把最重要的事情優先分配給專注力最高的時間段,
這種專注力先行的決策,
就是一個可以有效排除掉
「高密度低產出」的行為錯覺。
我們一直誤會「浪費時間」這四個字
那既然高專注的時間大概只有四小時,
我們就可以重新思考什麼是浪費時間?
我認為時間是人生中最重要的資產之一,
所以浪費時間是很嚴重的指控。
但我們先放輕鬆,
把傳統的浪費時間刻板印象去掉,
以專注力先行的角度思考上一個段落的例子:
『段考前整理房間,算不算浪費時間?』
我的回答:
是!但也不是!
端看打掃房間那時候的你狀態如何。
如果那時你已經讀書到筋疲力盡,
那花一小段時間打掃,起來活動身體,
並不是浪費時間;
但如果那時是最佳的讀書狀態,
只是因為逃避痛苦而清潔,
那就是浪費時間。
所有的思考都要回到專注力,
唯有合理的分配專注力
才能做到真正的有效運用時間。
所以看劇算不算浪費時間?
看你用多少的專注力看劇;
和同事聊八卦算不算浪費時間?
看你在做這件事情的時候
是否有佔用到你高專注力時段。
就像前面所說的,
人不是機器,人需要一定的調劑與放鬆,
才能持續高效的運轉;
但某方面來說人又和機器有點像,
機器也是需要保養的!
如果無時無刻都將機器的效率催到百分百,
又不定時保養,
那機器很快就會壞掉,
人也是一樣。
以前的我有一個思考的誤區:
睡覺是一種浪費時間。
但在經過上面這幾本書的洗禮,
我明白了睡覺其實就像是一種保養。
高專注力很寶貴,
所以我們最高效的時間管理,
是要確保這高專注力時段有被好好運用,
且這個高專注力時段可以維持不要減少!
而缺乏良好的睡眠,
只會讓自己的高專注力時段不斷縮減。
所以看似熬夜多做了些事情,
其實是在消耗未來的高專注力時間,
進入一個高工時低效率的生產模式。
如何進入心流產生時間槓桿
另一個不斷強調高專注力時段該被好好利用的原因,
是為了創造時間槓桿。
不知道大家有沒有聽過「心流」這個詞?
簡單來說,
心流就是一種「渾然忘我」的極致專注狀態。
進入心流會有以下三個狀態:
- 消失感:
感覺不到時間的流逝(覺得才過5分鐘,其實已經2小時),
甚至感覺不到自己的身體存在(忘記飢餓、疲勞)。
- 掌控感:
雖然任務有挑戰性,
但你覺得自己完全能應付,
每個動作或思緒都自然地接續下一個。
- 自動導航:
大腦不再需要刻意下令「我現在要做什麼」,
而是像進入了自動駕駛模式,
動作與意識合而為一。
在心流狀態下,
一切的生產都是最高效率的,
因此會產生如投資般的槓桿作用——
同樣是花五分鐘做事,
心流狀態會比非心流狀態
做出更多倍的產出!
就是因為心流狀態是如此強大,
我們追求高效率的人
渴望能自由地進入心流狀態。
結合經典書籍《心流》以及我自身的感悟,
我歸納以下幾個步驟,
方便大家嘗試進入心流:
- 找出自己高專注力時段。
- 屏除掉一切會將你從心流拉出來的事物。
- 設定在高專注力時段下,應該要完成的事情。
我的時間管理法
在這邊分享我的工作日常。
一大早進公司我會先掌握公司的生產狀況,
接著會要求自己,
將客戶訂單、異常報告、機台整修這類公司營運的事情,
在十點前要完成。
若沒有完成怎麼辦?
那就記錄起來等下午時段再繼續執行。
十點到中午,
就開始是我規劃公司專案與改善的時間,
我認為這個規劃對公司長期的經營效率
是有必要且重要的事情。
午餐過後到下午三點~四點間,
則是我經營個人品牌的黃金時段!
像是部落格文章、電子報、自我精進與資料查閱,
都是在這個時段執行,
這個時段是我的高專注力的黃金時段。
接著下班前再回頭處理工廠的雜務,
包含早上沒有處理完的事情。
最後晚上回到家,
除了陪小孩外,
我安排了一些不耗腦力耗體力的運動與休閒。
在經過休閒與轉換,
大腦得到充分休息的我,
睡前會再閱讀一本課外讀物,
可能是小說也可能是很硬的理論書,
是睡前最後一段自我精進的時光。
受僱者該如何管理
可能也會有人說:
「因為我是公司的負責人、掌舵人,
我才有辦法自由的安排時間。」
是!
確實我的時間比起一般的上班族來的有彈性,
我的時間管理沒辦法照抄使用。
但我仍然會遇到身不由己的時候。
受僱者有老闆,
而我的客戶是我的老闆!
受僱者僅有一兩個上司,
但每個客戶某方面來說
都像是我的上司!
因此我認為我這邊還是有些經驗可以借鑑。
我認為最有效的兩個工具
分別是「拒絕」與「溝通」。
小結
現在的生活與工作節奏
比起十幾年前,快了好幾倍。
我們不該再用過時的時間管理方法
去應付現代高強度的節奏,
誤以為行程的密度就是效率指標。
就像投資理財一樣,
我們不可能把錢分散到市場上所有的標的,
只會讓自己的資金被稀釋,
無法創造真正的複利效果。
時間管理也是同樣的道理——
我們無法掌握所有的事情,
只能將最珍貴的專注力,
投注在最重要的事情上。
別再當時間管理的奴隸了,
把你的專注力當作最珍貴的資產來投資吧!
